Il faut bien l’admettre, nous aimons tous nos petites habitudes et, pour la plupart d’entre nous, nous ne souhaitons tout simplement pas en changer. Que ce soit cette paire de chaussures qui nous va comme un gant, tel café qui prépare notre expresso comme aucun autre ou encore cette bonne vieille chaise dans laquelle nous resterions des heures à lire. Cette familiarité nous confère un sentiment de confort et de sécurité sans égal.

Or, la pandémie de la COVID-19 a bouleversé ces habitudes bien ancrées. Pour filer la métaphore précédente, c’est comme si on optait pour une nouvelle paire de chaussures qui nous blesse les pieds, que l’on nous forçait à aller dans un café qui ne connait pas nos goûts ou encore que quelqu’un remplaçait notre chaise préférée sans crier gare. Il en va de même pour l’organisation de vos réunions et l’exécution de vos tâches.

La pandémie de la COVID-19 a déclenché une migration de masse vers les visioconférences. Les entreprises et les organisations du monde entier tiennent à présent des réunions multilingues en ligne. Et le temps est venu pour vous de rejoindre l’une d’entre elles pour la première fois.

Les premières fois s’accompagnent toujours d’un sentiment d’engouement teinté de crainte et chez KUDO, c’est cette dernière que nous cherchons à dissiper afin de garantir le plein succès de votre réunion. Ruth Reichel, cheffe américaine de renommée internationale, a justement écrit à ce sujet que « la première fois que vous préparez quelque chose, suivez la recette, vous pourrez ensuite voir comment l’ajuster à votre goût ». Alors voilà notre meilleur conseil pour une visioconférence couronnée de succès sur KUDO : suivez la recette.

Avant la réunion

  • Trouvez un lieu calme où vous pourrez participer à votre réunion sans être interrompu ou distrait.
  • Portez un micro-casque. Les autres participants doivent pouvoir entendre clairement ce que vous dites et vice-versa (pour plus d’informations sur l’importance de votre son, lisez notre dernière publication : Bien gérer sa présence virtuelle ? Commencez par votre son !).
  • Veillez à fermer toutes les autres applications qui pourraient être ouvertes en arrière-plan ou dans la barre des tâches de votre ordinateur. Veillez également à désactiver toutes les notifications qui pourraient vous distraire ou faire du bruit. Cela vaut aussi pour les applications qui utilisent la vidéo, la caméra, le micro ou les haut-parleurs de votre ordinateur (par exemple, Skype, Viber, Telegra, Zoom, etc.).
  • Assurez-vous de toujours vous connecter à KUDO à partir du moteur de recherche Google Chrome ou Mozilla Firefox. Vérifiez également que vous avez installé la dernière version et effectué toutes les mises à jour. Donnez accès à votre micro et caméra dans votre moteur de recherche.
  • Si vous vous connectez à partir de votre smartphone ou tablette, n’oubliez pas de télécharger et d’installer l’application iOS ou Android bien avant votre réunion afin que vous puissiez vous familiariser avec l’application et vous connecter sans difficulté le moment venu.
  • Configurez et testez à l’avance le micro-casque que vous utiliserez le jour de l’événement. Vous pouvez télécharger le guide étape par étape pour lire les instructions. Vous pouvez tester vos appareils et votre connexion à l’adresse : https://live.kudoway.com/test.

Pendant la réunion

  • Prévoyez dix minutes supplémentaires pour tout préparer et être prêt à vous connecter à l’heure. En ligne, les temps morts semblent toujours durer une éternité.
  • Coupez votre micro lorsque vous ne parlez pas. Cela évitera de créer des bruits de fond qui s’introduiraient dans la réunion et distrairaient les autres participants. Il s’agit d’ailleurs des bonnes manières à adopter en ligne.
  • Parlez normalement, une personne à la fois, et réalisez une légère pause entre un orateur et le suivant. Les interprètes sont des professionnels formés à leur métier, mais ils ne peuvent tout de même pas interpréter deux
    personnes parlant en même temps !
  • Si vous rencontrez des problèmes techniques, restez calme. Contactez l’opérateur de la session en envoyant un message dans l’onglet « Opérateur » dans la messagerie.

Voilà la recette d’une première réunion de qualité sur KUDO.